Vous montez une Start-Up ? Voici les règles d’or !

Si la startup permet aux petits entrepreneurs d’accéder au marché, encore faut-il qu’ils disposent des outils juridiques nécessaires pour évoluer de startup vers une PME.

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Lorsque l’on parle de startup, il s’agit d’une entreprise qui n’a pas d’actifs corporels importants ni de trésorerie et ne se finance que par ses capitaux propres. Par conséquent, étant donné la startup évolue dans un cadre économique précaire et dispose de ressources limitées, la tentation de négliger les dépenses liées à la construction d’un cadre juridique est forte.

Aujourd’hui plus que jamais, il convient donc d’alerter et de prévenir la startup sur les conséquences de sa négligence et de l’encourager à s’entourer des bons conseils afin de lui permettre de mener à bien l’établissement de son entreprise mais surtout de perdurer.

L’établissement d’un cadre opérationnel juridique

Avant le commencement de toute activité économique il est important, si ce n’est fondamental, pour une startup de se protéger juridiquement en établissant des accords juridiques entre ses co-fondateurs ou ses actionnaires.

Si la période de lancement d’une activité économique par une start-up est souvent perçue comme la période précaire et transitoire durant laquelle les fondateurs limitent leurs dépenses à des investissements purement économiques et pratiques, la mise par écrit des accords juridiques demeure indispensable pour garantir une sécurité juridique parfaite.

Le droit positif français le rappelle en condamnant le non accomplissement de ces accords, préliminaires certes mais fondamentaux, à une amende voire à une peine d’emprisonnement.

L’établissement d’un solide cadre juridique solide se fera par la mise par écrit des accords. Bien que les accords oraux et électroniques peuvent avoir une valeur juridique et sont limités en coût, les actes juridiques offriront une sécurité juridique supérieure.

À long terme, la mise par écrit des accords permet même de réduire les coûts juridiques auxquels la startup peut être confrontée en cas de litige, car la simple production de l’accord entre les parties permet de régler le litige sans avoir à faire appel à la justice, ce qui n’est pas négligeable.

Par ailleurs, le cadre opérationnel juridique sera satisfait lorsque l’entreprise disposera de documents et de systèmes de classement adéquates. En effet, la startup doit veiller à tenir un enregistrement clair des activités de démarrage et mettre en ordre des documents juridiques dès le début ; la tenue d’un cahier des charges est vivement conseillée. Il semblerait judiciaire de rappeler que le fait de cacher ou de dissimuler des documents constitue un gros risque pour l’entreprise qui peut se voir accuser de fraude à long terme.

Enfin, la startup doit veiller à établir des contrats de travail dès les premiers embauches.

La protection des données personnelles

Aujourd’hui, la collecte des données personnelles par une start-up s’avère quasiment inévitable, que ce soit par l’intermédiaire de sites web, d’emails ou par téléphone.

Lorsque la start-up collecte des données, elle doit se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018. Le respect des dispositions relatives à la RGPD se traduit notamment par la mise en place de politiques de gestion des cookies, de politiques de confidentialité et des termes et conditions d’utilisation.

Le choix de la bonne structure juridique

Au même titre que le contrat de mariage, le contrat de société vient encadrer la future vie commune que la société entretiendra avec ses fournisseurs, ses fondateurs, associés ou actionnaires, mais également les tiers. Il s’agit d’une période décisive et ce choix devra être fait consciencieusement et l’avis d’un avocat ou d’un comptable sollicité.

La question de l’encadrement de la responsabilité des fondateurs et des associés devra impérativement être abordée. Il est essentiel que ses fondateurs se pose la question de savoir s’ils souhaitent organiser leur vie sociétale en engageant leur responsabilité personnelle ou en la limitant totalement à la startup.

On insistera jamais assez sur la nécessité d’encadrer la responsabilité des fondateurs de la startup vis-à-vis de ses futurs clients, employés ou les tiers. Négliger les conditions d’engagement de responsabilité peut conduire à de grandes difficultés financières pour les acteurs de la société voire à la disparition de la start-up.

En effet, une startup n’est jamais à l’abris d’être poursuivie pour un dommage dont elle s’est rendue coupable et pour lequel elle n’avait pas connaissance, la meilleure façon de l’anticiper est d’encadrer par avance sa responsabilité. Enfin, le choix de la structure de la société aura une incidence sur la distribution des parts sociales ou actions et par conséquent, le poids de chaque acteur au sein de la startup.

Aussi, il conviendra de s’assurer que la ou les personnes désignée(s) comme le(s) fondateur(s)/dirigeant(s) de la startup, sera dévoué à l’entreprise et y auront investi leur temps et leur argent. La distribution des parts sociales ou actions aura également des incidences sur le poids de chaque acteur lors des prises de décisions au cours de la vie de l’entreprise. Ce choix doit être effectué le plus tôt possible et l’obtention de conseils par des professionnels du droit est vivement conseillée.

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La protection de la propriété intellectuelle

Les démarches administratives relatives à l’obtention d’un brevet ou le dépôt d’une marque sont des étapes indispensables pour obtenir une garantie de protection adéquate.

Toutefois, trop peu sont avertis du secret auquel ils sont soumis durant le délai d’obtention de licences ou de brevets. Même si les employés restent tenus d’un devoir de non divulgation, il convient pour les fondateurs de ne pas révéler leurs idées et leurs stratégies à des tiers.

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Obtenir le bon conseil juridique

À moins que les fondateurs ne soient des professionnels du droit, négliger de recourir aux services d’un avocat d’affaires de qualité et spécialisé dans l’accompagnement juridique des startups, fragilise l’entreprise dès son lancement et peut la conduire à commettre les mêmes négligences dans la gestion de ses affaires à l’avenir.

Pire encore, les startups sont parfois tentées d’effectuer leurs démarches juridiques seules sans obtenir de conseils, ce qui les conduit trop souvent à leurs disparition sur le marché.

La startup doit s’entourer de bons spécialistes pour mener à bien son projet et le créer de manière solide. Si cela peut sembler constituer un lourd investissement, cela lui permet à long terme d’éviter des coûts liés à une mauvaise gestion de l’entreprise mais surtout d’exploiter au maximum son potentiel économique pour perdurer sur le marché.

Enfin, le respect de la réglementation fiscale par les startups est effectif lorsqu’elles sont assurées de connaître comment et quand payer ses impôts en tant que société. Il est pour cela indispensable de se faire entourer par un comptable ou un avocat d’affaires.

Article rédigé par Perrine Aptel @ Gerrish Legal, août 2018.